Teamassistent*innen / Office Manager*innen (m/w/d)

INTERNE AUSSCHREIBUNG

In der Fakultät für Wirtschaftswissenschaften sind mehrere Stellen für die folgenden Positionen zu besetzen:

Kennziffer: Tech24616

Start: nächstmöglich
Vollzeit/Teilzeit (mindestens 50 %)
Vergütung nach E8 TV-L
unbefristet

An der Fakultät für Wirtschaftswissenschaften lehren und forschen über 30 Professor*innen sowie etwa 85 wissenschaftliche Mitarbeiter*innen in den Bereichen Betriebswirtschaftslehre, Volkswirtschaftslehre und Empirische Methoden. Unterstützt wird das wissenschaftliche Personal durch ein engagiertes Verwaltungsteam.

Für die Departments "Management Science & Business Analytics" sowie "Empirical Methods" suchen wir Teamassistenzen / Office Manager*innen (m/w/d) zur Unterstützung administrativer und organisatorischer Aufgaben.

Führung eines Sekretariats (55 %), insbesondere Bearbeitung eingehender Post, Telefonate und Mails, schriftliche und mündliche Korrespondenz und Lektorat (auch in englischer Sprache), Unterstützung bei Beschaffungsangelegenheiten, Überwachung der Haushaltskonten, fortlaufende Pflege von Datenbanken und Webseiten, Organisation von Terminen und Dienstreisen, Abrechnung von Reisekosten, Verwaltung und Organisation von Personalangelegenheiten (u. a. Überwachung der Beschäftigungsdauer von wissenschaftlichem Personal und Hilfskräften), Mitwirkung bei der Organisation von wissenschaftlichen Fachtagungen, Mitwirkung bei administrativen Aufgaben im Bereich Lehre, Verwaltung, Prüfungen
verwaltungsmäßige Mitwirkung bei der Vorbereitung und Durchführung von Forschungs-/Drittmittelprojekten (45 %), insbesondere übergreifende Finanzplanung und laufende Überwachung, Vorbereitung der Mittelabrufe und Verwendungsnachweise

Vergütung nach E8 TV-L
unbefristet
Vollzeit/Teilzeit (mindestens 50 %)

interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
Vereinbarkeit von Familie und Beruf
sicherer Arbeitsplatz
fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
flexible Arbeitszeiten
FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
gute Verkehrsanbindung
betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
kollegiale Zusammenarbeit
offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten etc.)

Ihr Profil

Das erwarten wir

erfolgreich abgeschlossene Ausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Industriekauffrau*mann, Kauffrau*mann für Büromanagement, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte*r etc.)
alternativ: sonstige geeignete abgeschlossene Ausbildung bzw. Qualifikation mit mehrjähriger entsprechender Berufserfahrung
sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
souveräner Umgang mit MS-Office (Word, PowerPoint, Excel) sowie E-Mail-Kommunikation
gutes Gespür für Zahlen
strukturierte, detailgenaue und sehr selbstständige Arbeitsweise
hohes Verantwortungsbewusstsein
ausgeprägte Teamfähigkeit
gute Kommunikationsfähigkeit und ausgeprägte Serviceorientierung

Das wünschen wir uns

einschlägige Berufserfahrung
Erfahrung in der Hochschulverwaltung
Kenntnisse und Erfahrung im Umgang mit SAP/SRM
Erfahrung bei der unterstützenden Abwicklung von Haushaltsangelegenheiten

Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den unten stehenden Button "JETZT BEWERBEN" erreichen.

Bewerbungsfrist: 28.02.2025

Kontakt
Alexander Nübel
0521 106-3831
alexander.nuebel@uni-bielefeld.de

Anschrift
Universität Bielefeld
Alexander Nübel
Postfach 10 01 31
33501 Bielefeld

Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert. Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk. Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.

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